Note : Ce contenu a été créé avant que Fabernovel ne fasse partie du groupe EY, le 5 juillet 2022.

Le temps passe vite…

… en atelier. Que ce soit un atelier d’idéation ou de priorisation, une chose est certaine : personne ne sait gérer son temps. Certes, une discussion animée est toujours une bonne chose. Ça l’est moins quand la parole est monopolisée. Par ailleurs, la nature même d’une squad suppose la présence de spécialistes et de non spécialistes. Les priorités sont donc très différentes, tout comme les personnalités d’ailleurs. Notre arme secrète ? Le Time Timer. Nous n’avons rien trouvé de mieux pour responsabiliser chacun sur sa prise de parole. Et l’objet maintient un rythme idéal pour progresser sur les sujets.

Chacun son rôle

La règle d’or veut que les expertises de chacun, même si elles sont implicites, ne sont pas mises en avant lors d’un atelier. Nous privilégions l’empathie, le ressenti, la perception, propres à chacun. Cependant, il est deux rôles sur lesquels il est bon de s’attarder quelques instants.

Celui de l’animateur de l’atelier, d’une part. En général, l’animateur sera le Design Thinking Master (DTM). C’est une place délicate car l’animateur ne donne pas son avis pendant l’atelier, et ce même s’il est partie prenante au projet. Pour cette raison, il peut être pratique de faire entrer ponctuellement un challenger. C’est un designer hors projet mais tenu au courant des progrès et qui peut alors assumer plus aisément la fonction d’animation. Si aucun challenger n’est disponible, le DTM doit s’efforcer de conserver la plus grande neutralité. A charge pour lui d’exprimer les consignes en début d’atelier et les règles à respecter pour que chacun communique au mieux.

Le décisionnaire est aussi un rôle fondamental, puisqu’il lui appartient de trancher en cas d’impasse, aux moments clés. Sachant qu’il ne doit y en avoir qu’un, il peut y avoir un moment de flottement quand un membre de la direction générale et le DSI sont dans la même pièce. L’expérience montre néanmoins que chacun sait passer la main quand cela s’impose. C’est à décider dès les premières minutes de l’atelier pour ne pas avoir à y revenir.

Le matériel, le diable est dans les détails

On a râlé, on s’est énervé, on ne l’a plus oublié.

Non, les post-it ne collent pas sur les murs, souvent granuleux, des bureaux d’entreprise. N’essayez pas. En revanche, ils collent très bien sur les tableaux blancs et au pire, sur les fenêtres. Mais, parce qu’on ne sait jamais où l’atelier se déroulera et où la squad finira (cf. the IT crowd), il vaut mieux prévoir quelques grandes feuilles blanches autocollantes prêtes à accueillir la myriade de post-it et que vous roulerez en fin de session.

Ah oui, nous avons aussi testé les post-it Z-notes. Ceux qui sont collés en accordéon. Ceux sur lesquels vous écrirez une fois à l’endroit, une fois à l’envers. Un post-it collé à l’envers tient aussi peu qu’un post-it collé sur le béton. Qu’on se le dise.

Et puis pensez aux feutres, à pointe épaisse, que vous pourrez distinguer même à 3 mètres du tableau. A ce propos, les feutres et marqueurs associés aux post-it ont aussi pour avantage de contraindre les participants à aller à l’essentiel. Réussir à traduire une idée en quelques mots est très profitable pour l’avancée du projet. N’oublions pas que ce qui se conçoit bien s’énonce clairement (et en peu de mots). Et les mots pour le dire arrivent aisément.

L’être et le paraître

Un atelier de Design Thinking prend un peu l’apparence d’un jeu de rôle et pour jouer, il faut en avoir envie. Pour autant, l’exercice n’est pas habituel en entreprise, au même titre que sa sémantique particulière, son déroulement, ses objectifs peuvent déstabiliser les participants.

De notre côté, entraînés par les enjeux, nos engagements, les mille et une choses auxquelles penser, nous pouvons oublier parfois de sourire. Grave erreur ! Le sourire, c’est le costume de l’animateur. Avec lui vient la perception positive, le sentiment de participer à un événement qui sera amusant en plus d’être profitable. Le sourire rassure, détend et se propage.

En revanche, il est un ennemi de l’atelier de Design Thinking. Nous le nommons… la table. Malheureusement, c’est principalement ce qu’on trouve dans une salle de réunion. L’idéal s’appelle canapé et table basse mais c’est exiger beaucoup. Alors, il faut veiller à ce que les participants se lèvent, se déplacent, circulent. Le déplacement casse les codes inconscients, stimule l’imagination et aide à la prise de parole.

La table n’est pas le seul détail qui pourrait entamer l’enthousiasme des participants. Les téléphones et les ordinateurs sont les premiers à détourner l’attention de toute une squad. C’est assez paradoxal puisque le travail justement consiste à designer un produit digital. Mais n’oublions pas que le contenant ne fait pas le contenu et qu’il y a un temps pour tout. Il existe une technique simple à mettre en œuvre (en théorie), c’est la boite à l’entrée de la pièce dans laquelle chacun dépose ses objets du diable. Mais face à des directeurs, nous ne sommes pas toujours en position de force. A ce stade, c’est à nous de déployer tous nos talents de négociateur.