fabernovel loader

Oct 8, 2018 | 5 min de lecture

Transformation

Comment FABERNOVEL INSTITUTE a réussi son passage en Flex office ?

comment-FABERNOVEL-INSTITUTE-a-réussi-son-passage-en-Flex-office
comment-FABERNOVEL-INSTITUTE-a-réussi-son-passage-en-Flex-office

Stéphanie Leonor

Senior Experience Manager


FABERNOVEL INSTITUTE
Ces dernières années, notre façon de travailler a subi de grandes mutations. Pour répondre à la croissance et aux nouveaux enjeux organisationnels, les entreprises mettent en avant le besoin de collaborer et la fluidité de l’expérience collaborateur. Certaines adoptent le Flex Office. Chez FABERNOVEL INSTITUTE, nous nous sommes également prêtés à l’exercice.

Au delà de l’aspect collaboratif, la croissance de l’entreprise engendre une logique d’optimisation de l’espace. En plaçant le salarié au coeur de l’organisation, il devient le premier impacté par la mise en place d’un nouveau mode de travail. Il faut donc que son expérience soit la plus naturelle possible, et contribuer à son efficacité.

L’effectif de FABERNOVEL INSTITUTE a doublé en an, nous sommes passés de 20 à 45 salariés alors que nous venions d’emménager dans de nouveaux locaux. Déplacements, réunions extérieures, journées d’animation et de formation, les collaborateurs de FABERNOVEL INSTITUTE sont en grandes majorité nomades. En analysant le taux d’occupation des bureaux sur plusieurs semaines, j’ai constaté que les 22 postes de l’open space étaient occupés à seulement 50% de leur capacité, tous les jours de la semaine. Alors pourquoi ne pas mieux utiliser les ressources qui sont à notre disposition ?

 

Redistribuer l’espace

Le principe est simple, chaque salarié dispose d’un casier pour ranger ses affaires – ne devant contenir que le minimum nécessaire pour travailler – et il peut s’installer à n’importe quel poste en arrivant le matin. Il n’y a plus de bureau attitré, l’espace est partagé et redistribué. Tous les postes sont équipés de la même manière et les documents sont stockés en ligne pour y donner accès n’importe où. Afin que la transition se fasse naturellement, nous avons mis à disposition des salariés plusieurs espaces adaptés à leurs usages :

  • L’open space au rez-de-chaussée : c’est l’espace de convivialité, où l’on peut discuter et prendre de courts appels téléphoniques.
  • La salle Zen à l’étage : un espace calme pour faire du travail en profondeur, où le silence doit régner et faciliter la concentration.

Avant de se lancer, il fallait prendre en considération la croissance future de l’équipe -combien de recrutements à venir ?-, l’équipement des postes – y a-t-il à disposition assez d’écrans et de claviers ? Et les aspects logistiques – où mettre son manteau ? Où ranger ses affaires de travail et d’atelier ? Comment savoir si le poste est libre ? Quid des fonctions opérationnelles. Il nous paraissait également important d’en parler avec les équipes avant et de recueillir leurs appréhensions, afin que la mise en place soit naturelle. La plupart avait déjà travaillé en flex office et n’y était pas hostile.

Concrètement, il a donc fallu supprimer une salle de réunion pour la transformer en espace de travail ; demander à toute l’équipe de faire le tri dans ses affaires et aménager un espace de stockage pour les fournitures d’ateliers. A côté de cela, nous avons acté que les fonctions d’accueil et de design seraient les seuls à ne pas se déplacer quotidiennement, pour des raisons pratiques.

Changer d’organisation

Le management a un rôle à jouer dans la phase d’adaptation, c’est lui qui donne le rythme et l’exemple en cassant l’image que l’on se fait d’une hiérarchie classique. Une nouvelle posture managériale, basée sur la confiance et les objectifs à atteindre, offre une solution de travail flexible en termes de temps et d’espace, ainsi qu’en termes d’organisation par projet (une équipe pluridisciplinaire). Aujourd’hui le flex office va de pair avec une organisation horizontale, où le bureau ne définit plus le poste que l’on a dans l’entreprise, où tout le monde a le même niveau d’accessibilité.

Du côté du collaborateur, il faut prendre possession de l’espace entier et ne plus penser son bureau comme unique. La machine à café et le canapé à l’entrée créent autant de moments de convivialité que de collaboration, moments initialement réservé à la salle de réunion uniquement.

Être nomade dans son travail, c’est également pouvoir travailler en dehors du cadre prévu. Le télétravail permet de trouver différents espaces de travail chez soi, dans des cafés ou des espaces de coworking. Nous encourageons vivement cette pratique qui permet de se couper de la routine et d’organiser son temps autrement, en trouvant un meilleur équilibre vie pro/vie perso. Attention toutefois à ne pas en abuser et à bien discerner les frontières de ces équilibres, qui viennent empiéter les uns sur les autres notamment par la mixité de l’espace (travailler sur son lieu de vie) et des difficultés à fixer son attention (environnement qui facilite la déconcentration). Aussi pour nourrir l’esprit d’équipe, rien de tel que des rendez-vous hebdomadaires d’équipe, des sessions de team building ou des réunions régulières.

 

Créer des lieux vivants

Il apparaît désormais évident que l’on ne peut pas penser le bureau comme unique, c’est à la fois un écosystème et un espace éclaté. L’idée est donc de créer des espaces adaptés aux usages. Les locaux sont pensés pour avoir un environnement dédié par activité : la cuisine, la salle de réunion, la zone de convivialité et celle de concentration.

L’espace de travail se réinvente sans que les bureaux ne bougent. C’est nous qui nous déplaçons. Nous devenons plus mobiles.  Nous nous permettons de travailler à côté d’une personne différente chaque jour peu importe son poste, ou dans une salle différente chaque demi-journée. Mais ce n’est pas si simple de quitter notre confort et notre bureau pour venir tout partager avec ses collègues, surtout quand nous en avons pris l’habitude. Il faut être capable de décloisonner son environnement et sa façon de travailler, être prêt à accepter l’autre dans sa zone de confort tout en y retrouvant sa bulle et son individualité. Le flex office est autant un enjeu d’espace que de culture où l’on s’ouvre à ses collègues sans mettre de barrière physique.

Si le flex office a le vent en poupe, il peut être assez facile de tomber dans la caricature. Pour décloisonner, il faut faire tomber les barrières à tous les niveaux : management, staffing, bien-être et respect de l’équilibre vie pro/vie perso. Cela poussera à la collaboration et à la performance de l’équipe en faisant partie intégrante de la culture d’entreprise.

Vous avez envie de transformer votre espace de travail ?

Contactez-nous
logo business unit

FABERNOVEL INSTITUTE

développe la vision et le leadership, favorise les rencontres et l'acquisition de compétences et méthodologies nouvelles pour permettre aux équipes et aux organisations d'avancer deux fois plus vite.

à lire